AI導入に関する基礎知識や導入支援を受けるメリットを解説

生成AIが担える業務の範囲

生成AIは、メールの文面作成や議事録の要約、問い合わせへの一次回答など、定型的な文章業務に取り入れられています。このような作業を生成AIに任せると、人の判断が必要な業務に時間を割きやすくなります。扱う内容によって向き不向きがあるため、業務ごとに使いどころを見極めながらAI活用を進めていきましょう。

生成AIの導入前に整理しておきたい自社の課題

生成AIを取り入れる前に、どの業務に時間がかかっているのかを洗い出しましょう。課題が曖昧なままAI導入を進めると、ツールだけが増えて現場で使われない状態に陥ることがあります。まずは業務の流れを書き出し、手間の多い工程を見えるようにしておくと、導入の方針を決めやすくなるでしょう。

社内人材だけでAI導入を進める難しさ

AIの活用には、ツールの知識だけでなく、自社の業務に合わせて使い方を設計する視点も必要になります。専任の担当者がいない企業では、情報収集だけで時間がかかる場合も少なくありません。自社だけでAI導入を進めることに不安が残る場合は、外部のコンサルを活用することも検討しましょう。

外部の支援を組み合わせてAI導入を進める方法

外部企業のAI導入支援を活用することで、課題整理からツール選定、運用の見直しまでを相談しながら進められます。社内の状況やフェーズに合わせたAI活用の提案も受けられるため、長期でのAI活用の見通しも立ちやすくなるでしょう。

情報の取り扱いでの注意点

生成AIに業務の情報を入力する際は、社外に出してよい内容かどうかを事前に確認しましょう。取引先の個人情報や社外秘の資料の扱い方などをルール化しておくことで、思わぬ流出を防げるでしょう。外部サポートを活用する場合は、安全な生成AIの使い方まで相談することをおすすめします。

現状の業務を洗い出す段階

業務自動化の第一歩は、日々の業務を工程ごとに分解し、どこに手間がかかっているかを把握することからはじまります。専門家の視点を取り入れることで、社内では気づきにくい無駄や重複を客観的に指摘してもらえるでしょう。

自動化する範囲を決める段階

洗い出した業務のうち、くり返しが多く判断の少ない作業から自動化を検討しましょう。すべてを一度に変えようとせず、効果を見込める範囲から段階的に取り組む方法が現実的です。範囲を絞ることで、現場の負担も抑えられるでしょう。

ツールの運用を試す段階

自動化したい業務が決まったら、業務に合うツールを選んで自動化を試す段階に入ります。生成AIの種類は多いため、どの生成AIが対象の業務の自動化に向いているかも、専門家に相談しましょう。ツールを選定したら、まずは一部の部署で効果測定をおこなうと、失敗の影響を小さい範囲に抑えられます。

生成AIの活用を定着させる段階

ここで自動化を実現しても終わりではありません。現場で長く仕組みが使われる状態をつくるところまでが生成AIの導入です。運用のなかで使い勝手を確認し、改善を重ねることで生成AIは現場に定着しやすくなります。AI導入支援を活用する場合は、定着まで伴走してくれる企業を選びましょう。

社内に専門の人材がいなくてもAI導入を進められる

「AIの導入には専門的な知識をもつ人材が必要」と考え、なかなか導入に着手できない企業は少なくありません。AI導入支援を受けることで、社内にAIに詳しい人材がいない状態でも導入を進められます。運用のルールなども作成してもらうことで、社内に専任者がいない状態でも日常業務にAIを活用しやすくなるでしょう。

自社に合った進め方の設計

既存の業務に合わない仕組みを取り入れると、かえって業務の手間が増えてしまう場合があります。AI導入支援では、現場の業務を踏まえて最適な使い方を組み立てていくため、無理のない設計がしやすくなります。汎用的な手法をそのまま当てはめるのではなく、自社の課題に沿ってAI導入を進められる点がメリットです。

導入後の運用と改善まで伴走してもらえる

AIの活用は、ただAIを導入するだけではありません。使い続けるなかで成果を確認し、改善をくり返す必要があります。導入から運用、改善までを伴走してくれる企業を選ぶことで、導入後につまずきが発生した箇所の改善にもすぐに着手できます。

オンラインとオフライン両方での相談が可能

支援の内容は企業によって違いますが、オンラインとオフライン（現場対応）の両方に対応する企業を選ぶと、相談できる内容の幅が広がります。簡単な内容やすぐに対応が必要なことはオンラインで相談できる体制があると、緊急時にも安心できるでしょう。

社内にAI活用の知見が残る

専門家からの支援を受けながらAI活用を続けることで、社内にAI活用の知見が少しずつ蓄積されていきます。支援を受けることは、決してAI活用を外部に丸投げすることではありません。自社でAIを扱う力を育てていくことにもつながるため、自社でAI人材を育てるためにも、まずはAI導入支援の活用を検討してみましょう。