中小企業がDXをIT化からはじめる方法と現場定着までの進め方について解説
DXに取り組む中小企業が増えるなかで、「DX推進の担当を任されたものの、どう進めていけばよいかわからない」と戸惑う方も多いのではないでしょうか。ツールだけを先行して入れてしまい、現場に根づかなかったという例も見られます。
紙での保管や手作業が残る現場で、いきなり大きな変革を目指してしまうと、途中で頓挫する可能性があります。DX化を進めたいなら、まずは身近な業務のデジタル化から段階を踏んでいく必要があります。
こちらでは、IT化からはじめるDX推進のステップ、社内データのデジタル化の進め方、DX推進を現場へ定着させる仕組みづくりを紹介します。
IT化からはじめるDX推進のステップ
DX推進は、IT化を整える段階から順に積み上げていく取り組みです。最初に全体像を描き、どの工程から手をつけるかを見極めることで、迷わずにDX化を進められるでしょう。まずは、IT化からはじめるDX推進のステップを紹介します。
DXとIT化の違いを押さえる
DXとIT化は混同されがちですが、IT化は紙や手作業をデジタルの道具に置き換える段階を指します。一方でDXは、そのデジタル化を土台に、業務や働き方そのものを見直す取り組みです。たとえば、紙の申請書を入力フォームに変えるのがIT化、申請から承認までの流れ全体をつくり変えるのがDXにあたります。両者の関係を押さえておくと、いま自社がどの段階にいるのかが明確になるでしょう。
現状の業務を見える化する
DX推進の出発点は、日々の業務をどのように進めているかを書き出し、流れを見えるようにすることです。手間のかかる工程や、紙でやり取りしている部分を洗い出すと、IT化で改善できる箇所が浮かび上がります。担当者の頭のなかにある作業の手順を共有しておくと、IT化がスムーズになるでしょう。
目的とゴールを言葉にする
何のためにDXを進めるのかを言葉にしておくと、取り組みの軸がぶれにくくなります。人手不足の緩和や残業の削減など、自社が解決したい課題を具体的に置くと、必要な施策も絞り込めます。ゴールが曖昧なままでデータ化やIT化を進めてしまうと、現場にうまく定着しない可能性が出てきます。まずは目的を1つに絞り、現場を含む関係者に共有するところからはじめましょう。
小さくはじめて段階的に広げる
DX化もIT化も、短期間で全社に広げようとするとうまくいかないケースがあります。一部の部署を試験的にDX化するか、一部の業務に絞ってAIを活用した運用に変えるなど、まずは限定的な範囲で進めましょう。こうすることで、軌道修正にかかる手間を削減できます。DX化は長い時間をかけて成果を出していくものだと理解しておきましょう。
社内データのデジタル化の進め方
DXを支える土台となるのが、社内に散らばる情報のデジタル化です。紙での保管やデータの形式がばらばらのままでは、せっかくのデータも活かしきれません。社内データのデジタル化を進める方法を紹介しますので、確認しておきましょう。
紙の情報をデータに置き換える
まずは、紙でやり取りしている帳票や記録を電子の形に置き換えるところからはじめましょう。すべての書類を一度にデータに変えるのではなく、参照する頻度の高い書類から取りかかると効果を感じやすくなります。たとえば、よく見返す台帳や申請書を先にデータ化するといった進め方が有効です。入力の手間と得られるメリットを見比べながら、対象を選んでいきましょう。
データの形式をそろえて一元管理する
部署ごとに表計算ソフトの様式がばらばらだと、後から集計するときに手間が増えてしまいます。項目名や入力のルールをそろえておくと、データを横断して見渡しやすくなります。さらに、散らばった情報を1つの場所にまとめると、必要な資料を探す時間を減らせます。クラウド上で共有する仕組みを使えば、離れた拠点や在宅の担当者とも同じデータを参照できます。
セキュリティと取り扱いを整える
データを集約するほど、情報の取り扱いに関する備えも必要になります。社外秘の資料や個人情報は、誰がアクセスできるかを決め、社内のルールとして共有しておきましょう。閲覧できる人を役割ごとに分けておくと、情報の流出を防ぎやすくなります。万一に備えてバックアップの方針も定めておくと、データの消失にも備えられます。
あとから活用しやすい状態に整える
デジタル化は、データを電子化して終わりではありません。検索しやすい名前の付け方や分類のルールを決めておくと、蓄積した情報を業務に活かしやすくなります。ファイル名に日付や担当部署を入れる決まりをつくると、必要な資料にたどり着きやすくなるでしょう。集めたデータをどう役立てたいのかを描いておくことで、整理の方針も定まりやすくなります。
DX推進を現場へ定着させるための仕組みづくり
DX化は、データをデジタル化しただけではまだスタート地点に立ったばかりです。ここから運用面で不都合が出ないかをチェックし、現場で長く使える仕組みを整えていくことこそがDX化です。こちらでは、DXを現場に定着させるための仕組みづくりについて解説します。
現場の声を聞きながら進める
仕組みを使うのは現場の従業員です。DX化を進める際は、方針を決める段階から現場の意見を取り入れるようにしましょう。実際の業務を知る人の視点が入るだけでも、手戻りの可能性を減らせるはずです。可能であれば、試験的にデータの運用を試してもらい、フィードバックを受けてから本実装に進むことをおすすめします。一方的にDXを押しつけるのではなく、一緒に仕組みをつくっていく体制を整えることが大切です。
使い方を学ぶ場をつくる
新しい仕組みを導入しても、使い方がわからなければ現場では敬遠されてしまいます。操作に不慣れな従業員がいることも想定し、勉強会や相談窓口を用意しておきましょう。手順をまとめた簡単なマニュアルがあれば、後から入った人でもシステムを利用しやすくなるはずです。
外部の力も借りる
DXを社内に根づかせるには、旗振り役となる担当の任命や、経営層の関与も欠かせません。現場任せにせず、会社として取り組む姿勢を示すことで、従業員の協力も得やすくなるでしょう。部署をまたぐ調整役を置いておくと、現場間の連携もスムーズに運ぶはずです。社内のリソースだけで対応することが難しい場合は、外部サポートを活用しましょう。
効果を測り、改善を重ねる
仕組みをつくる際は、定期的な効果測定と改善までをサイクルに入れておきましょう。作業にかかる時間の変化の記録や、実際にシステムを利用している人数をチェックすることで、現場にどれだけ根づいているかや、どこに改善点があるかを把握しやすくなります。DX化に正解はないため、自社に最適な形を常に追い求める姿勢が大切です。
中小企業のDX推進ならMind Now Consulting
Mind Now Consultingは、AIを導入する前のIT化やデジタル化などの土台づくりから、現場への定着までを一貫して伴走支援いたします。
「何からはじめればよいか」という段階から現状を一緒に整理し、会社が目指していくべき方向を見定め、無理のない手順でのデジタル化を提案いたします。ゆくゆくはAIツールを導入し、日常業務やバックオフィスの業務を効率化するところまで伴走することも可能です。
相談はオンライン・現場訪問のどちらでも対応できますので、全国からご利用いただけます。DX化やAI導入を進めたいとお考えの方は、Mind Now Consultingまでお気軽にご相談ください。
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