中小企業のDX化で解決が期待できる課題やデジタル化のメリットを紹介

中小企業がDX化で課題解決を目指すためのコツやデジタル化のメリットについて解説

「DXという言葉は耳にするものの、自社に取り入れて何が変わるのかイメージが湧かない」

そのように考える方は多いのではないでしょうか。

人手に限りがあるなかで、手のかかる作業や属人化した業務に頭を悩ませている方も少なくありません。その解決策の1つとして、DX化は有効な手段です。しかし、はじめてDX化やIT化に取り組む企業にとっては、何からはじめてよいか検討がつかないことも考えられます。まずは、DX化によって何が変わるのかの具体例を確認しましょう。

こちらでは、DX化で解決を目指せる中小企業の経営課題、DX推進によるデジタル化のメリット、DX化による生産性向上について解説します。

DXで解決を目指せる経営課題とは

中小企業が抱える悩みは、人手不足や属人化、アナログ管理など多岐にわたります。これらの課題を解決するためにDX化を進めようとする方は少なくありません。まずは、DX化を進めることで改善できるとされている経営課題について解説します。

人手不足を補うための業務の見直し

慢性的な人手不足は、多くの中小企業に共通する悩みです。定型的な作業をデジタルの仕組みに任せれば、限られた人員でも回せる業務の範囲が広がります。たとえば、集計作業をデジタル化し、入力などを自動化することで、空いた時間を別の業務に回せます。そもそも人手が少ない状態でDX化まで進めるのは困難かもしれませんが、おこなう価値は十分にあるといえます。

属人化した業務の標準化

特定の担当者しか手順を知らない業務は、その人が休むと滞ってしまいます。作業の流れをデジタルで共有できる形を整えることで、誰かが休んでも別の従業員が業務を引き継げる環境が整います。誰が休んでも部署全体でカバーできる状態をつくりたい場合は、手順などもマニュアル化してクラウド内に置いておくとよいでしょう。

紙とアナログ管理による非効率の解消

紙の書類や手作業での集計が中心のままでは、情報を探す手間や転記ミスが起きやすくなります。情報をデータとして扱える形にすると、必要なときに素早く情報を取り出せるため、確認の往復も減らせます。たとえば申請書を電子化すれば、印刷や押印、郵送にかかる時間を省けます。このような地道な業務の見直しが、いずれは大きな業務改善につながります。

情報の分断を防ぎ、経営判断に活かす

部署や担当者のあいだで情報が分断されると、同じ確認をくり返すなどの無駄が生じます。社内で情報を見える形にして共有できれば、認識のずれが減り、部門をまたいだやり取りも進めやすくなります。さらに、売上や在庫、稼働状況といったデータを集約すると、複数の情報を一括で把握できるだけでなく、AIを活用して次の一手を検討することも可能です。

DX推進によるデジタル化を進めるメリット

DXを進める過程では、まず身近な業務のデジタル化から着手するのが基本です。デジタル化が進むと、日常業務のなかでも明確な変化を感じやすくなるでしょう。

定型作業の自動化で時間の余裕が生まれる

請求書の作成やデータ入力など、くり返しの多い作業はデジタルの仕組みと相性がよい領域です。こうした作業を自動で処理できる形にすると、これまで割いていた時間を別の業務へ振り分けやすくなります。たとえば、月末に集中していた集計作業が短く済めば、その分を翌月の施策を考える時間にあてられます。時間的な余裕が生まれると、仕事の幅も広がるはずです。

ミスの起きにくい業務環境をつくれる

手作業による転記や計算は、どれだけ注意しても入力ミスが発生しやすい部分です。デジタル化によって入力や計算を仕組み側で処理できると、作業の精度も保ちやすくなります。同じ数字を何度も打ち直す作業をなくせば、転記ミスそのものが起きにくくできるはずです。正確性が求められる業務ほど、デジタル化の恩恵を受けられるでしょう。

場所を選ばない働き方への対応

情報がデータとして整っていると、オフィス以外の場所からでも業務を進めやすくなります。出張先や自宅でも必要な情報に触れられる環境は、柔軟な働き方を後押しします。働き方の選択肢が広がることは、従業員の働きやすさにもつながります。

顧客対応の質を支える情報整理

顧客の問い合わせ履歴ややり取りの内容がデータでまとまっていれば、担当者が代わっても経緯を把握しやすくなります。必要な情報をすぐに引き出せると、対応の待ち時間を短くでき、行き違いも防ぎやすくなるでしょう。たとえば、過去の相談内容を確認してから応対すれば、同じ説明をくり返す手間も省けます。DX化は、従業員満足度だけでなく、顧客満足度にも影響を与えるのです。

DXによる生産性向上について

業務の見直しとデジタル化が進むと、その積み重ねによって生産性の向上という結果が表れはじめます。一つひとつは小さな変化でも、積み重なっていくとそれは大きな差になります。こちらでは、DXによる生産性向上の例を確認しましょう。

業務プロセス全体の効率化

DX化では個々の作業を速くするだけでなく、業務の流れ全体を見渡して無駄を省く視点が大切です。たとえば、承認の段階が多すぎる手続きを見直せば、案件が前に進むまでの時間を縮められます。工程のつながりを整理し、業務が滞りやすい箇所を見直すと、全体としての処理速度が高まっていくはずです。

付加価値の高い業務への注力

作業に追われる時間が減ると、企画や提案といった付加価値の高い業務に人員をあてやすくなります。人にしか担えない仕事へ力を注げる環境は、企業の競争力を支える要素になります。バックオフィスの業務だけでなく、営業の日報作成やタスク管理なども、DX化の効果が発揮されやすい領域でしょう。

社内にノウハウが蓄積される

業務の進め方や判断の根拠をデータとして残すと、過去の知見を次の業務に活かしやすくなります。担当者の経験が社内の財産として積み上がるため、同じような状況になったときの対処がしやすくなります。新人教育のためのマニュアルを毎回ゼロからつくる必要もなくなるため、人材の育成もしやすくなるでしょう。

継続的な改善で生産性を保つ

仕組みを整えても、業務の変化に合わせて見直さなければ、効果は少しずつ薄れていきます。定期的に運用を振り返り、現場の声を取り入れながら調整することで、生産性を保ちやすくなります。導入したばかりの頃は週次で運用がうまくいっているかをチェックし、慣れてきたら月次などでチェックすること自体を仕組み化するとよいでしょう。

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Mind Now Consultingは、中小企業のAI活用とDX推進を、企画の段階から運用の定着まで一貫して支える伴走型のコンサルティングをおこなっています。

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