AI活用を相談するコンサルの選び方や自動化ツール導入の費用対効果について解説
AIを業務に取り入れたいという声が現場から上がっても、やり方がわからずに検討が止まってしまう中小企業は少なくありません。自社にAIについて詳しい人材がいないと、情報収集だけで時間が過ぎてしまいがちです。社内のノウハウだけで進めようとすると、ツール選びや費用の判断に迷うこともあるでしょう。
このような場合は、外部のコンサルに相談し、自社の課題を整理する段階から入ってもらうことをおすすめします。
こちらでは、コンサルに相談できる内容、相談前に押さえたい自動化ツールの基礎知識、AI活用の費用対効果について解説します。
コンサルに相談できる内容
コンサルには、ツールの紹介だけでなく、課題の整理からAIツールの定着についてまで幅広く相談できます。「どこまで頼れるのか」がわかれば、依頼のハードルも下がるかもしれません。まずは、コンサルにどのような相談に対応してもらえるのかを確認しましょう。
課題の洗い出しと整理
まず、自社のどの業務に手間がかかっているのかを一緒に洗い出すなどの、課題の整理について相談が可能です。毎日の問い合わせ対応や書類づくりなど、時間を奪われやすい工程を書き出して見えるかたちにします。課題が曖昧なままAI導入すると、結果的に使われなくなるケースも考えられるため、課題の洗い出しから相談しましょう。
自社に合うAI活用の方針づくり
課題が整理できたら、自社の規模や業種に合わせて、どの業務からAIを取り入れるかの方針について相談しましょう。自社では気づきにくい箇所も、外部からの視点を取り入れることで「AIに対応させられるのでは」と検討しやすくなります。まずは、とくに効果が出そうな業務への対応を依頼しましょう。
ツール選定と試験的な導入
方針が定まったら、業務に合うツールの選定や試運転について相談しましょう。いきなり複数業務にAIを活用したり、全社に広げようとすることで、失敗した場合のリスクを抑えられます。ここで何度も検証することで、手戻りを防ぎやすくなるはずです。
運用の定着と社内への浸透
検証が終わり、実際にAIを導入してからも相談すべき点はあります。AI導入は、現場で使われ続ける状態をつくるまで終わりません。運用中に気になった点など、意見を現場から吸い上げて改善し続けることも重要です。この工程こそ、コンサルの知見を借りるべき箇所だといえます。
相談前に押さえたい自動化ツールの基礎知識
相談をスムーズに進めるには、自動化ツールの基本知識を把握しておくとよいでしょう。専門的に詳しくなる必要はありませんが、おおまかな特徴をつかんでおくことで、話が頭に入りやすくなります。こちらでは、コンサルへの相談前に押さえておきたい自動化ツールの基礎知識について解説します。
自動化ツールが担える作業の範囲
自動化ツールは、データの入力や転記、定型的な集計など、くり返しの多い作業を得意としています。判断をともなわない単純な工程ほど、ツールに任せやすい傾向があります。近年は、決まった手順をこなすツールに、文章を扱う生成AIを組み合わせる使い方も広がっています。どの作業が自動化に向いているかをイメージできると、相談の場で話が進みやすくなります。
ツールの種類による向き不向き
自動化ツールには、画面操作を自動でなぞるものや、システム同士をつなぐものなど、さまざまな種類があります。自社の業務や、すでに使っている仕組みによって、合うツールは変わってきます。たとえば紙の書類が多い現場では、まず読み取りや入力を助けるツールが向いています。種類ごとの特徴をおおまかにつかんでおきましょう。
AI導入で発生しやすいつまずき
自動化ツールは便利な反面、対象とする業務の手順が固まっていないと、かえって運用が複雑になることがあります。手順が頻繁に変わる工程では、自動化の効果が出にくい場合もあります。どうしても自動化したい工程なら、手順そのものを見直して単純化してみましょう。
情報の取り扱いで気をつけたい点
自動化ツールに業務の情報を渡す際は、社外に出してよい内容かどうかを事前に確かめておきましょう。取引先の個人情報や社外秘の資料はとくに注意が必要です。クラウド上のサービスを使う場合は、データの保管場所や管理体制も確認しておきましょう。AI活用でとくに注意すべき点はセキュリティ対策です。
AI活用の費用対効果について相談する際のポイント
コンサルにかかる費用は、支援の範囲によって幅があります。また、ツールを導入した場合の効果の表れ方も、業務によって異なります。費用対効果は常に意識しておきましょう。こちらでは、AI活用における費用対効果について相談する際のポイントを解説します。
費用の内訳を確認する
AI活用にかかる費用には、ツールの利用料だけでなく、相談や設計、運用支援も含まれます。どこまでを任せるのかによって金額が変わるため、範囲を最初に確認しておきましょう。内訳や概算をチェックすることで、自社の予算でどこまで依頼できるかが明確になります。
効果の測り方
費用対効果を見るには、導入で何がどれだけ変わったかを測るための目安を決めておく必要があります。たとえば、特定の作業にかかっていた時間がどれだけ削減できたかを記録するなどが重要です。効果が確認しにくい場合は、より小さい範囲からAI活用を試し、改善が見えてから範囲を広げていきましょう。数値で測定しやすいものから取り組むことをおすすめします。
補助金や支援制度の活用
AIやデジタル化の導入には、国や自治体の補助金や支援制度が使える場合があります。対象となる経費や申請の条件は制度ごとに異なり、年度によって変わることもあります。コンサルに相談する前に最新の情報を確認しておくと、自己負担額を抑えられるかもしれません。制度に詳しいコンサルであれば、申請のしかたも教えてもらえる可能性があります。
長い目で見た投資の判断
AI活用の効果は、導入した直後よりも、運用を続けるなかで表れてくる場合が少なくありません。短期の費用だけで判断せず、定着までを見込んだうえで投資の妥当性を相談しましょう。AIの導入によって一時的に手間が増える場合でも、定着することで業務効率が大きく向上するケースもあるため、長い目で費用対効果をチェックするとよいでしょう。
AI活用の相談はMind Now Consultingまで
Mind Now Consultingは、中小企業のAI活用とDX推進を、定着するまで伴走するかたちで支援します。
Mind Now Consultingの強みは、課題の整理からツールの選定、費用対効果を意識した運用まで、自社だけでは判断に迷う場面を一緒に整理できる点です。「デジタル化に不慣れで不安がある」という方にも、専門用語をかみくだきながら、何からはじめればよいかを順を追って丁寧にお伝えします。
オンラインと訪問のどちらにも対応しておりますので、全国の企業でご利用いただけます。AI活用について不安がある方や、自動化ツールの導入を検討されている方は、Mind Now Consultingまでお気軽にお声がけください。
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