中小企業におけるAI活用のコツや現状の課題について解説

文章の下書きを任せられる

ChatGPTは、メールやお知らせ、社内文書の下書きをつくる場面で取り入れやすい生成AIです。伝えたい要点を箇条書きで渡すと、文章の形に整えてくれるため、ゼロから書く手間がなくなります。仕上げに担当者が手を入れる前提で使うと、表現の質を保ちながら、文書作成などの時間を短縮できるでしょう。

長い資料を要約する使い方

会議の記録や報告書など、長い文章の要点をつかみたいときにも、ChatGPTは役立ちます。全文を読み込ませて要約を頼むと要点だけを押さえて出力してくれるので、長文のおおまかな流れを短時間で把握しやすくなります。細部は元の資料で確かめる必要があるものの、時間がないときに大枠を確認する用途としては十分に活用できるでしょう。

問い合わせ対応の文面づくり

顧客からの問い合わせへの返信文を考える場面でも、ChatGPTは活用できます。伝えたい内容を箇条書きで入力すると、丁寧な言い回しに整えたパターンをいくつか示してくれるため、敬語表現に頭を悩ませることも少なくなるでしょう。ただし、場合によっては過剰な敬語になっていたり、言い回しが不自然な箇所は出てくるため、必ず最後は人間がチェックする体制を整えましょう。

アイデア出しに使う

企画や課題の改善策を考える際に、ChatGPTを壁打ちの相手として使う方法もあります。ChatGPTはテーマを投げかけると複数の視点、切り口からアイデアを出してくれるので、考えを広げるきっかけとして使えます。1人でもブレインストーミングができる点がメリットだといえます。

使いはじめる前に決めておきたいこと

ChatGPTを業務で使う際は、入力してよい情報の範囲を社内で決めておきましょう。取引先の個人情報や社外秘の資料をChatGPTに渡してしまうと、情報漏洩につながる可能性もあります。線引きを明確にしておくことで、現場でのAI活用を推進しやすくなるでしょう。

経理まわりの作業を支えるための活用

経理では、請求書の内容確認や仕訳の補助といった、定型的な作業にAIを取り入れる動きが広がっています。読み取りや分類を自動で処理させることで、担当者は書類の確認と判断に集中しやすくなります。出力されたデータをそのまま信用せず、人の目で確かめる工程を残す必要はありますが、それでも十分に作業時間を短縮できるでしょう。

人事や採用の事務を軽くするための活用

人事の領域では、求人票の文面づくりや応募者への連絡文の作成にAIを使う例が見られます。下書きを生成AIに任せることで、担当者は応募者からの書類チェックや面接日程の調整に時間を回しやすくなります。定型の文章を多用する箇所は、AIに担当させてみましょう。

問い合わせ窓口の一次対応を補う活用

社内外からの問い合わせに対し、よくある質問への一次回答をAIで補う方法もあります。定型的な質問への返答を任せることで、担当者は個別の判断が必要な対応に集中できるでしょう。よくある質問と回答のデータが社内に残っている場合は、その情報を読み込ませてAIチャットボットを作成するという方法もあります。

書類作成と整理を効率化する活用

報告書や議事録の作成、社内資料の整理といった作業も、AIを活用しやすい領域です。たとえば会議の内容を録音し、そのデータをAIに読み込ませて議事録を作成させることで、全員が会議に集中しやすくなります。

スモールスタートで広げる進め方

バックオフィス効率化は、最初から全体を変えようとせず、一部の業務から小さくはじめる進め方が現実的です。現場の声を聞きながら使い方を整えていくことで、現場への定着率を高めていけるでしょう。

何からはじめればよいかが定まらない

AIを使いたい気持ちはあっても、自社のどの業務から手をつければよいかが定まらないケースは多いです。情報を集めるほど選択肢が増え、かえって判断が難しくなる場合もあります。まずは手間の多い業務を書き出し、小さくAI活用を試せる範囲を見つけると、最初の一歩を踏み出しやすくなります。

社内にAIに関する知識をもった人材が少ない

中小企業では、社内にAIに関する知識をもった人材が少ない傾向があります。後から育成する場合でも、通常業務と兼任させるケースが多いため、業務過多になる懸念もあります。まずは外部のAI導入支援を活用し、プロの力を借りてAIを使える環境を整備することも考えてみましょう。

現場にAI活用が定着しない

AIツールを導入しても、現場で使われないまま終わってしまう例は中小企業でも珍しくありません。使い方がうまく伝わっていなかったり、AIが業務に合っていなかったりすると、どれだけ仕組みを整えても活用することは難しいでしょう。導入後も効果測定や改善を継続できる体制があると、定着につなげやすくなります。

費用対効果の見通しが立てにくい

限られた予算のなかで、AIにどこまで投資すべきか判断に迷う中小企業も多く見られます。効果がすぐに数字として表れない業務もあるため、導入後に「やはりAIを使うのはやめよう」と判断する方も少なくありません。やみくもにAIを使うよりも、最初から外部のコンサルに依頼したほうが、長い目で見ると費用を抑えて結果につながるケースもあるため、外部の支援を活用することも検討することをおすすめします。