中小企業でのAI導入の流れや業務自動化によるコスト削減について解説
中小企業がAI導入で成果を出すためには、大きな仕組みを一度でつくろうとせず、小さな業務から少しずつAIを活用していくことが重要です。
とくにAI導入に割ける人員や予算が限られており、何から手をつければよいか迷ってしまう場合は、効果を確かめやすい範囲からはじめることをおすすめします。現場にAIを浸透させたいなら、まずは目的を1つに絞り、手作業の負担が大きい業務を見極めるところから動き出しましょう。
こちらでは、中小企業に向いているAI導入のはじめ方、費用対効果やコスト削減の考え方、バックオフィスの業務を効率化する手法を紹介します。
AIの導入を迷っている中小企業のご担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。
中小企業におすすめのAI導入のはじめ方
中小企業がAI導入を成功に近づけるには、最初の動きが肝心です。小さくはじめて少しずつ広げていくAI導入の進め方を確認しましょう。
AI導入で解決したい課題を1つに絞る
AI導入の出発点は、ツール選びではなく、自社の困りごとをはっきりさせるところにあります。問い合わせ対応の遅れや書類作成の負担など、現場で時間を奪われやすい業務をまずは1つ取り上げましょう。対象を欲張らずに絞り込むほうが、AI導入後の効果も見えやすくなるはずです。
小さな範囲でAI活用を試す
最初から全社展開を目指すと、現場が変化に追いつけず、取り組みが止まってしまう場合があります。まずは1つの部署や一連の作業に限定してAI活用を試し、手応えを確かめてから対象を広げましょう。小規模な検証であれば、自社に合わなかったときの軌道修正も負担になりにくいでしょう。
身近な生成AIツールから着手する
自社のAI活用に、必ずしも専用のシステムを構築する必要はありません。昨今は月額数万円程度から使える生成AIツールも増えています。文章のたたき台づくりやメール返信の下書きなど、日常業務の一部を生成AIに任せるところからはじめると、AI導入のハードルが下がるでしょう。AIの使い方に慣れてから対象業務を増やしていくことをおすすめします。
人とAIの役割を分けて考える
AIに業務を任せきりにせず、人が最終確認と判断を担う形が、現実的な運用といえます。下書きや分類のような反復作業をAIが受け持ち、内容の精査を人が引き受ける分担にすると、品質を保ちやすくなります。事前に役割の線引きを決めておくと、現場の混乱も避けられるでしょう。
AI導入の推進役を決めて社内を巻き込む
AI導入のすべてを1人の担当者に任せると、ほかの業務に押されて取り組みが滞りがちです。旗振り役を1人決め、現場の声を集めながら進める体制をつくると、社内にAIツールが定着する流れが生まれやすくなります。「デジタル化に慣れていない」という従業員にも配慮し、説明の機会を設けると、現場の協力も得やすくなるでしょう。
AI導入における費用対効果とコスト削減の考え方
AI導入を判断する際は、かかる費用と得られる効果を並べて見比べる視点が必要です。AI導入における費用対効果やコスト削減の考え方を見ていきましょう。
削減できる作業時間でAI導入の効果を測る
費用対効果を考えるうえで、わかりやすい物差しになるのが作業時間の変化です。これまで手作業に費やしていた時間が、AI導入でどれだけ短くなるかを測ると、投資に見合っているかどうかを判断しやすくなります。残業の削減や人員の配置換えにつながれば、人件費の見直しにも波及していくでしょう。
初期費用と運用費用を分けて把握する
コストを見るときは、導入時にかかる初期費用と、毎月発生する運用費用とを切り分けて捉えましょう。月額制のツールを導入すれば初期負担が軽くなるため、効果を確かめながら継続するかどうかを判断しやすくなります。料金の安さだけで選ばず、自社の業務に合うかどうかを基準にツールを選定しましょう。
小さくはじめてAI導入の投資回収を確かめる
最初から大きな予算を投じると、効果が出なかったときの痛手も大きくなります。まずは限られた範囲でAIを導入し、削減できたコストや時間を確認したほうが堅実です。回収の見込みが立った段階で範囲を広げれば、経営判断のリスクも抑えられるでしょう。
補助金や支援制度の活用を検討する
中小企業のデジタル化に向けて、国や自治体が用意する補助金や支援制度を、AI導入に利用できる場合があります。対象や条件は制度ごとに異なるため、申請できるかどうかを事前に確かめておくと、費用負担の軽減につながります。導入計画と合わせて情報を集めておくと、資金面の選択肢も広がるでしょう。
隠れたコストを見落とさない
ツールの利用料だけでなく、操作を覚える時間や運用を支える手間も、AI導入にかかる費用の一部です。導入後に現場が使いこなせず放置されてしまうと、かけた費用が成果に結びつきません。教育や定着までを含めて費用対効果を見積もると、無理のないコスト削減につながるでしょう。
バックオフィスの業務を自動化する手法
定型的な事務作業は、AIによる業務自動化となじみやすい領域です。こちらでは、バックオフィスの業務自動化について解説します。
書類作成や入力作業を自動化する
請求書の発行や経費の入力など、くり返しの多い事務作業は、業務自動化と相性のよい領域です。文字認識ツールと会計ソフトを組み合わせれば、手入力の手間を減らせる場合があります。担当者が内容の確認に専念できるようになり、ミスの見直しにも時間を割きやすくなるでしょう。
問い合わせ対応の一部を生成AIに任せる
よくある質問への回答は、生成AIに下書きを任せやすい業務です。定型的な返信文を生成AIが自動でつくり、人が内容を整えて送る流れにすると、対応の速さを保ちやすくなります。担当者は判断の要る相談に集中できるため、対応の質を落とさずに負担を軽くできるでしょう。
文書の要約や整理にAIを活用する
会議の記録や報告書の整理など、文章を扱う作業もAIが活きる場面です。長い資料の要点をまとめる下書きをAIに任せれば、読み込みにかかる時間を短縮できます。仕上げの調整は人がおこない、内容の正確さを保つ運用を心がけましょう。
定型メールの下書きを効率化する
日々のメール作成は、件数が多いほど時間を奪われやすい業務です。挨拶文やフォローの連絡など、型の決まった文面はAIに下書きを任せると、作成の負担を減らせます。送信前に人が目を通す手順を残せば、相手に合わせた配慮との両立も可能です。
AI活用を定着させるところまで運用を整える
業務自動化は導入して終わりではなく、現場に仕組みを根づかせることが重要です。使い方の手順を社内で共有し、つまずいた点を改善していく仕組みを整えると、運用が安定するはずです。
AI導入に特化した支援ならMind Now Consulting
Mind Now Consultingは、中小企業のAI活用とDX推進に向き合う伴走型のコンサルティングを提供しています。「AI導入は何からはじめればよいのか」と迷っている企業の課題に合わせ、企画から実行、定着までを一貫して伴走支援できる体制が特徴です。
オンライン・オフライン（現場訪問）のどちらにも対応しておりますので、全国対応が可能です。国内に複数支社がある場合も、効率的なAI導入を支援いたします。
AI導入や業務自動化などを検討されている方は、ぜひMind Now Consultingをご活用ください。
AI導入・支援・活用や中小企業のDXなどに関するコラム
- AI導入に関する基礎知識や導入支援を受けるメリットを解説
- 中小企業のAI導入の流れや業務自動化のコツを紹介
- AI導入にコンサルを活用するメリットやコスト削減の進め方を解説
- 中小企業におけるAI活用のコツや現状の課題について解説
- AI活用による業務改善に役立つ自動化ツールやDX推進の進め方を紹介
- AI活用事例から学ぶ中小企業のDX推進とChatGPT活用のコツ
- AI活用の相談先にコンサルを選ぶメリットや費用対効果の考え方を解説
- 中小企業のDXの進め方と現場定着のコツを解説
- 中小企業のDX化は何からはじめるべきか、社内教育の進め方について解説
- 中小企業のDX化で解決が期待できる課題やデジタル化のメリットを紹介
中小企業のAI導入ならMind Now Consulting
| 社名 | MindNow Consulting 株式会社 |
|---|---|
| 住所 | 〒104-0061 東京都中央区銀座1-12-4 N&E BLD.7階 |
| TEL | 050-5367-2381 |
| Eメールアドレス | info@mindnow.jp |
| URL | https://mindnow.jp |
| 事業内容 | DX・生成AIの業務活用支援、経営コンサルティング業務、健康経営や人材育成に関する教育・研修プログラムの企画・運営 |